Conduzir uma reunião setorial eficaz, requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. Muitas pessoas pensam não ter essa capacidade ou aptidão, quando na maioria das vezes, faltam somente algumas orientações de como proceder.

Primeiramente, defina os objetivos da reunião, isso pode incluir compartilhar informações importantes, tomar decisões, discutir desafios ou definir metas.Crie uma pauta que inclua os tópicos a serem discutidos e o tempo estimado para cada um. Compartilhe essas informações com os participantes antecipadamente, para que eles possam adicionar assuntos e preparar-se adequadamente.

Inicie a reunião explicando brevemente o propósito e certifique-se de que todos estejam cientes dos objetivos.

Conduza a reunião de forma a permitir a participação de todos. Encoraje os participantes a compartilharem suas opiniões, ideias e preocupações. Garanta que todos tenham a oportunidade de falar e evite que uma ou algumas pessoas dominem a conversa. Como facilitador, é importante manter a reunião no caminho certo e garantir que o tempo seja gerenciado adequadamente. 

No final da reunião, faça um resumo dos principais pontos discutidos e das decisões tomadas, registrando todas informações em uma ATA. Esclareça quaisquer tarefas ou ações atribuídas a cada pessoa e defina um prazo. Após a finalização, envie um e-mail para todos os participantes, com a ATA anexada. Isso ajudará a manter todos informados e responsáveis por suas respectivas ações.

Lembre-se de que a condução de uma reunião eficaz, requer prática e adaptação ao seu contexto específico. Esteja aberto a receber feedback dos participantes e ajustar sua abordagem conforme necessário, para que assim, seja possível o aprimoramento do processo, e consequentemente a conquista de melhores resultados. 

Gostou do conteúdo? Deixe a sua mensagem no espaço destinado aos comentários logo abaixo.