À medida que a tecnologia avança, a importância da informação digital aumenta nas instituições, sendo os cartórios parte integrante desse cenário. A implementação de backups de dados torna-se um elemento crucial para uma estratégia eficaz de gerenciamento de riscos e recuperação de informações no âmbito cartorário. Nesse contexto, é essencial alinhar as práticas do cartório ao disposto no Provimento nº 74/2018 do CNJ, que estabelece os padrões mínimos de tecnologia da informação para garantir a segurança, integridade e disponibilidade dos dados, visando à continuidade das atividades dos serviços notariais e de registro em todo o Brasil.

Todos os documentos, como livros e atos, deverão ser arquivados em cópia. O backup deverá ser feito integralmente em intervalos menores que 24 horas, com cópias incrementais de no máximo 30 minutos. Ainda é necessário que as cópias estejam tanto em mídia física quanto em nuvem, e o local da mídia física de armazenamento deve ser distinto da sede física do cartório.

Para um planejamento das mudanças necessárias por tal provimento, é necessário ter em mente que as recomendações da CNJ diferem para cada porte de cartório com base nas categorias de serventias no Brasil, as quais são divididas em três classes:

- Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre, essa categoria corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no Brasil.

- Classe 2: cartórios que registram arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre, o que corresponde a 26,5% das serventias em atividade no Brasil.

- Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre,  o que representa 21,5% dos cartórios em atividade no Brasil.  

Em meio a estas exigências, o que os cartórios devem fazer?

Inicialmente, é necessário executar um diagnóstico da situação do cartório, mapeando os pontos críticos e montando um plano de ação. Somente a partir deste passo é possível pensar em se adequar às normas,  este trabalho pode ser feito através de uma empresa especializada, que atua na área de segurança da informação, salientando a importância de sempre manter os contratos devidamente assinados a fim de comprovar o cumprimento dos requisitos legais.

Além disto, o Provimento ainda instala o Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (COGETISE), que irá acompanhar o andamento das medidas e atualizar anualmente o anexo técnico, assim como a implementação de outros detalhes e prazos das normas.

O Provimento n° 74, com suas exigências, pretende criar em todos os cartórios e serviços notariais e de registro do Brasil uma estrutura de segurança da informação que garanta a proteção e a integridade dos dados que circulam pelas redes desses estabelecimentos, garantindo a segurança de pessoas e empresas.  

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